Prowadzenie okresowych kontroli w firmie jest opłacalne. Dzięki temu przedsiębiorca ma możliwość wykryć błędy. Ważne jest także wyciąganie wniosków i planowanie strategii na kolejne okresy. Czy standardy z biznesu można przenieść na grunt prywatny?
Każda wielka korporacja zatrudnia dziesiątki pracowników w działach kontroli finansowej. Dzięki pracy ludzi, którzy nadzorują wydatki, możliwe jest sprawne i, co najważniejsze, oszczędne zarządzanie wypracowanym wynikiem finansowym. Takie procedury można przenieść na grunt prywatny, dzięki czemu w naszych domowych budżetach za pomocą stosunkowo niewielkich nakładów (głównie czasu potrzebnego na uzupełnianie danych) osiągniemy cel, jakim jest optymalizacja wydatków, i znalezienie interesujących nas nadwyżek finansowych.
Początkowo powinniśmy zaopatrzyć się w narzędzia do przejrzystej analizy. Dla stworzenia klarownego zestawienia naszych obliczeń możemy posłużyć się arkuszem kalkulacyjnym. Na rynku dostępnych jest wiele programów. Wybierać można zarówno wśród płatnych, jak i darmowej alternatywie. Wygodne aplikacje mobilne (personalni menadżerowie kosztów) również zdadzą egzamin, uzupełniając nasz arsenał w walce ze zbyt wysokimi rachunkami. Jeśli nie mamy ochoty na użytkowanie komputera, potrzebne obliczenia możemy prowadzić nawet w zeszycie.
Gdy już mamy na czym pracować, naszym pierwszym i być może najprzyjemniejszym krokiem ku okiełznaniu domowego budżetu będzie zsumowanie wszystkich miesięcznych przychodów. Od tej kategorii bilansu musimy odjąć pozostałe, niżej wymienione pozycje. Pamiętajmy, by wynik tego działania się równoważył.
Następny krok stanowi wyodrębnienie planowanych wydatków stałych. Nie mamy na nie wpływu lub tylko częściowo możemy je redukować (przykładowo poprzez oszczędne zużycie energii elektrycznej). Są to np. rata kredytu, czynsz, rachunki za media, telefon, leki, opłata za zajęcia dodatkowe dla dzieci.
Głównym obszarem naszych analiz jest ewidencja kosztów zmiennych. Powinniśmy je możliwie szczegółowo wyodrębnić na wiele podkategorii, takich jak: zakupy spożywcze (tu możemy dodać wiele dodatkowych wariantów), higieniczne, jedzenie na mieście, rozrywka, używki, ubrania, koszty paliwa, wizyty u specjalistów, dodatkowe przyjemności. Tego typu wydatki, są najważniejszym przedmiotem badań. Dane powinniśmy aktualizować niemalże codziennie, żeby niczego nie pominąć. Poza tym musimy je regularnie monitorować i analizować miesiąc po miesiącu, ustalając wartościową i procentową skalę odchyleń.
Należy zsumować najważniejsze koszty nieregularne w roku, które z góry możemy założyć, że są nieuniknione. Są to m.in. święta, wyprawka do szkoły, ubezpieczenie samochodowe. Na ten cel przeznaczamy specjalną rezerwę, której wysokość jest równa całkowitej wartości wydatków w roku, podzieloną przez liczbę dwunastu miesięcy. Pomniejszając przychody, uwzględniamy tę kwotę w każdym okresie sprawozdawczym.
Nie warto korzystać z wysokooprocentowanych kredytów konsumenckich, jeśli sami możemy zapewnić sobie niezależność, przekazując miesięcznie kilka procent dochodów na niespodziewane wydatki takie jak np. zepsuta pralka, lodówka, naprawa samochodu. Na podobne koszty również musimy utworzyć specjalny bufor bezpieczeństwa, z tą różnicą, że planujemy go w krótszym horyzoncie czasu, przykładowo mogą być to trzy miesiące. Jeżeli rezerwa nam się wypełni, nadwyżkę finansową w następnych miesiącach możemy dowolnie zagospodarować.
Zdrowy budżet domowy potrzebuje pewnej stopy nadwyżki finansowej, w której moglibyśmy gromadzić oszczędności i przekazywać je regularnie na oprocentowaną lokatę bankową lub inną formę inwestycji. Warto zacząć oszczędzać nawet najmniejsze kwoty, ważne by robić to regularnie.
Mając szczegółowy wgląd w stan swoich finansów, możemy zidentyfikować najbardziej szkodliwe odchylenia i luki. Jesteśmy wtedy w stanie dobrać trafną metodę naprawy swojej sytuacji materialnej. Kto pierwszy raz postanowi prześwietlić swoje miesięczne wydatki, z pewnością zdziwi się, ile pieniędzy marnuje, a ile mógłby rozsądniej rozdysponować.
Łukasz Domański